Das Sterberegister wird beim jeweiligen Standesamt geführt und ist Teil des Personenstandsregisters. Es enthält originär die im eigenen Standesamt beurkundeten Sterbefälle. Zusätzlich werden Registereinträge von aufgelösten ('verwalteten') Standesämtern weiter geführt sowie Beurkundungen dritter Standesämter, für die das Standesamt aufgrund besonderer Regelungen zuständig ist (Nachbeurkundungen ausländischer Sterbefälle).

Das Sterberegister enthält auch alle späteren personenstandsrechtlichen Änderungen der beurkundeten Person, wie z. B. Berichtigungen.

Das Sterberegister dient zur beweiskräftigen Dokumentation der Sterbefälle sowie der Ausstellung von Sterbeurkunden und anderen Urkunden, z. B. Registerausdrucken.

Mit dem Personenstandsrechtsreformgesetz (PStRG) wurde ab dem 01. Januar 2009 bundesrechtlich die elektronische Registerführung zugelassen, seit 01. Januar 2014 ist sie verpflichtend für alle Standesämter. Bereits bestehende Altregister werden noch in Papierform weitergeführt; eine elektronische Nacherfassung ist - in der Regel anlassbezogen - möglich.

Zentrale Anliegen waren u. a. die Reduzierung der erhobenen Daten auf das notwendige Maß (vgl. Volkszählungsurteil) sowie die elektronische Führung der Register und der damit einhergehenden Möglichkeit der Kommunikation mit anderen Behörden (z. B. Meldepflichten).

Die Rechtsträger der bayerischen Standesämter sind landesgesetzlich verpflichtet, ihre elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister bei der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) in ihrem Auftrag betreiben zu lassen.

Die AKDB betreibt zudem das Zentrale elektronische Personenstandregister (ZEPR), mit dem eine gegenseitige Nutzung der Personenstandsregister durch die angeschlossenen Standesämter ermöglicht wird. Das ZEPR ist kein eigenes Personenstandsregister, kein neuer, zusätzlicher Datenbestand, sondern ein automatisiertes Abrufverfahren, das als zentrale Komponente auf den elektronischen Personenstandsregistern der Standesämter aufbaut. Es dient allein dazu, den bayerischen Standesämtern zu ermöglichen, die in den jeweiligen elektronischen Personenstandsregistern vorhandenen Einträge gegenseitig zu nutzen. Die Einrichtung des ZEPR lässt die rechtlichen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der Standesämter in Bezug auf die Führung ihrer elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister unberührt. Die Erstbeurkundung und die Fortführung der Registereinträge bleiben allein dem registerführenden Standesamt vorbehalten.

Die Daten des Sterberegisters sind als ein für die OZG-Umsetzung relevantes Verwaltungsregister im Registermodernisierungsgesetz identifiziert. Daher wird die steuerliche Identifikationsnummer künftig als zusätzliches funktionales Ordnungsmerkmal in den elektronischen Personenstandseinträgen außerhalb des urkundlichen Teils und des Hinweisteils gespeichert, um die Zuordnung und den Abgleich von Datensätzen einer Person im Zusammenhang mit der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.

Bundesrecht

Der seit 01. Januar 2009 elektronisch geführte Datenbestand ist vollständig und plausibel. Sterbefälle vor 2009 werden in aller Regel nicht elektronisch nacherfasst, sodass insoweit der Gesamt-Datenbestand unvollständig ist. Eine Plausibilitätsprüfung erfolgt zum Teil im Fachverfahren, zum Teil im Vier-Augen-Prinzip.

Für im Ausland verstorbene Deutsche besteht keine Nachbeurkundungspflicht, sodass diese dem Standesamt nur bekannt werden, wenn Angehörige einen entsprechenden Antrag stellen.

Die einzutragenden Daten werden durch die Standesbeamtin bzw. den Standesbeamten geprüft.

Der Datenbestand wird fortlaufend anlassbezogen ergänzt, bestehende Einträge werden nicht aktualisiert, Ausnahmen sind Berichtigungen.

Ein Eintrag im Sterberegister wird für die Dauer von 30 Jahren fortgeführt, danach wird der Eintrag an das zuständige Archiv abgegeben.

Kommunal

Jedes Standesamt führt für seinen Zuständigkeitsbereich ein Sterberegister. Beurkundungen werden nur von hierzu bestellten Urkundspersonen (Standesbeamtinnen / Standesbeamten) vorgenommen. Es ist möglich, zentrale Register in den Ländern einzurichten, was bisher nicht vollständig bundesweit eingeführt ist. Auch im Falle der Führung eines zentralen Personenstandsregisters in einem Bundesland können sowohl die Registererstellung als auch die Folgebeurkundungen nur durch das primär zuständige Standesamt durchgeführt werden. Lediglich die Nutzung (Einsichtnahme und Urkundenausstellung) kann durch weitere angeschlossene Standesämter erfolgen.

Kein

Beim Sterberegister handelt sich um ein nicht öffentliches Register. Zugriffsberechtigt ist zunächst nur das registerführende Standesamt, weitere Berechtigungen können gem. § 14 Abs. 2 PStV situativ für den Einzelfall oder auf Dauer vergeben werden. Die Standesamtsaufsicht kann lesend auf Daten des Sterberegisters im Rahmen Ihrer örtlichen Zuständigkeit zugreifen (sog. Aufsichtsclient).

Behörden erhalten Auskünfte, wenn diese für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Sofern ein zentrales Register in einem Bundesland eingerichtet ist, können die Daten digital durch andere Standesämter abgerufen werden.

Personen, auf die sich der Registereintrag bezieht sowie deren Ehegatten, Vorfahren und Abkömmlingen oder Personen, die ein rechtliches Interesse geltend machen können, können Urkunden aus dem Register bestellen oder Einsicht nehmen.

Gemäß § 9 PStG werden Eintragungen in den Personenstandsregistern auf Grund von Anzeigen, Anordnungen, Erklärungen, Mitteilungen und eigenen Ermittlungen des Standesamts sowie von Einträgen in anderen Personenstandsregistern, -urkunden oder sonstigen öffentlichen Urkunden vorgenommen. Eingehende Datenlieferungen sind Original-Dokumente, die die Betroffenen vorlegen, Anzeigen von Krankenhäusern und sonstigen Einrichtungen, wie z. B. Bestattungsinstituten, Pflegeeinrichtungen, Hinweise von anderen Standesämtern.

Die Beurkundung eines Sterbefalles zieht beispielsweise Mitteilungen an das Ehe- sowie Geburtsregister des / der Verstorbenen nach sich, weiterhin werden Mitteilungen an das zuständige Nachlassgericht versandt.

Die Registerdaten werden zu Beweiszwecken, zur Fortführung anderer Personenstandsregister sowie Meldedaten, für wissenschaftliche und statistische Zwecke verwendet.

Die elektronische Speicherung erfolgt mittels XML sowie zusätzlich als PDF/A Dokument.

Bei XPSR handelt es sich um einen Standard für eine Schnittstelle zwischen Fach- und Registerverfahren und ebenso um einen Standard für die Struktur und das Format von Registerinhalten. Es beschreibt daher im Gegensatz zu den Minimalanforderungen potenzielle Inhalte der Register und der Registerschnittstelle.

Bei XPS werden mittels des Protokollstandards Online Services Computer Interface (OSCI) Daten übertragen. Bei XPS handelt es sich um eine Spezifikation für ein Datenaustauschformat und als solches definiert sie Minimalanforderungen an ein Datenformat, welches dieses Format XPS-konform werden lassen.

Daten von Deutschen ohne Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthaltsort können von allen Standesämtern mittels XMeld-Anfrage bei der Online-Datenbank beim Standesamt 1 Berlin (ODiS I) abgefragt werden.

Prinzipiell sind alle XPS bzw. XPSR-fähigen Fachanwendungen technisch dazu in der Lage, auf die Registerinhalte zuzugreifen. Meist wird aber AutiSta verwendet.