Eingetragen werden Angaben zum Ausweisdokument. Erfasst wird die Art des Dokuments (Reisepass, Passersatzpapier oder sonstiges Reisedokument), die Seriennummer, die Dauer der Gültigkeit, der ausstellende Staat und die aufbewahrende Stelle. Weiterhin werden Angaben zur Prüfung des Dokuments gespeichert (durch wen das Dokument geprüft wurde und wann es geprüft wurde). Ebenso wird das Ergebnis der Prüfung gespeichert und es wird festgehalten, ob der Vordruck dem Vergleichsmaterial entspricht, sodass eine Manipulation ausgeschlossen werden kann, ob es sich bei dem Dokument um eine Fälschung handelt, oder ob das Dokument nicht abschließend bewertbar ist. Es wird eine Zuordnung zu den Grundpersonalien und Aliaspersonalien der Person vorgenommen.

Die Daten werden durch die Auslandsvertretungen, das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, durch die mit der polizeilichen Kontrolle des grenzüberschreitenden Verkehrs betraute Behörden sowie durch die Ausländerbehörden übermittelt.