Die Krisenvorsorgeliste (ELEFAND) ist eine Liste der im Konsularbezirk ansässigen Deutschen und anderer Schutzbefohlener sowie ihrer Familienangehörigen, die zur Vorsorge für Katastrophenfälle geführt wird.

Deutsche Staatsangehörige können sich und ihre Familienmitglieder sowohl über die Website als auch (seit Juni 2024) über die kostenlos im Google- und im Apple-App Store erhältliche ELEFAND-App in die Krisenvorsorgeliste ELEFAND eintragen und ihre Daten zu Auslandsaufenthalten dort aktuell halten.

Die Eintragung in der Krisenvorsorgeliste des Auswärtigen Amts ermöglicht es, die dort Eingetragenen im Krisenfall ggf. über konkrete Empfehlungen zu Verhaltensweisen, Sammelpunkten und Evakuierungswegen ortsspezifisch zu informieren, die über die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes (AA) hinausgehen. Die Liste ermöglicht es den Auslandsvertretungen, mit Deutschen im Gastland bei akuten Krisen in Kontakt zu treten.

Im Jahr 2023 unternahmen laut DRV (Deutscher Reiseverband) etwa 60 % der deutschen Bevölkerung eine Auslandsreise über mehr als fünf Tage. Dies entspricht etwa 49 Millionen Deutschen. Zudem wächst die Zahl der Auslandsdeutschen. Dem ist auch konsularisch, insbesondere für den Krisen- bzw. Katastrophenfall, Rechnung zu tragen. Daher ermöglicht das Auswärtige Amt diesen Auslandsreisenden und Auslandsdeutschen online die Selbstregistrierung in seiner Krisenvorsorgeliste ELEFAND.

Die Daten der Krisenvorsorgeliste sind als ein für die OZG-Umsetzung relevantes Verwaltungsregister im Registermodernisierungsgesetz identifiziert. Daher wird die steuerliche Identifikationsnummer künftig als zusätzliches eindeutiges Ordnungsmerkmal eingeführt bzw. verwendet, um die Zuordnung und den Abgleich von Datensätzen einer Person im Zusammenhang mit der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.

Es ist geplant, insbesondere die ELEFAND-App weiter auszubauen, um die Möglichkeiten, die Smartphones bieten, für den Krisenfall nutzbar zu machen. Hierzu gehört z. B. Übertragung der Standortdaten (GPS) im Krisengebiet in Echtzeit und der Erhalt krisenrelevanter Informationen per Push-Nachricht. Zudem ist die Anbindung an IDBund auf allen Vertrauensniveaus vorgesehen.

Bundesrecht

Der Datenbestand ist hinsichtlich der Frage der im Ausland befindlichen Deutschen unvollständig. Die Registrierungsrate beträgt außerhalb von Krisenzeiten etwa 5 % der tatsächlich im Ausland vermuteten Deutschen. Bei Ausbruch einer Krise kann sie stark und schnell ansteigen.

Bei den sich freiwillig Registrierenden ist die Bereitschaft hoch, die abgefragten Rubriken auszufüllen. Die obligatorischen Felder werden vollständig ausgefüllt, die wichtigen Felder größtenteils auch. Insgesamt werden ca. 20 % der Felder nicht ausgefüllt, einschließlich derer, die fakultativ sind (z. B. sonstige Angaben, gesundheitliche Einschränkungen).

Nur einige obligatorische Daten des Passes bzw. Personalausweises werden anhand der maschinenlesbaren Zeile überprüft. Damit ist sichergestellt, dass zur Registrierung ein deutsches Identitätsdokument benutzt wird. Alle sonstigen Felder, einschließlich des Namens und des Aufenthaltsortes der sich Registrierenden werden nicht bei der Eingabe überprüft, wohl aber im konkreten Katastrophenkontext vor Einbeziehung in konkrete Krisenbewältigungsmaßnahmen (z. B. Evakuierung), wo eine individuelle Fallprüfung durch das Krisenreaktionszentrum erfolgt.

Die Stammdaten (Personalien, Notfallkontakte, potentiell mitreisende Familienangehörige) werden in der Regel einmalig erhoben. Aktualisierungen dieser Daten sowie Erfassung konkreter Auslandsaufenthalte erfolgen nutzerseitig. Nur in Krisensituationen erfolgt ggf. ein Update der Datensätze durch das Krisenreaktionszentraum im Rahmen der Krisenbewältigungsmaßnahmen. Nutzende werden systemseitig über von Amts wegen erfolgende Änderungen ihres Datensatzes informiert.

Nutzerinnen und Nutzer können ihren Datensatz jederzeit aus dem System löschen. Sie werden zudem mit allen Eintragungen aus dem System gelöscht, sofern sie nach 24-monatiger Inaktivität nicht auf eine systemseitige Anmeldeerinnerung reagiert haben.

Bund

Für die Führung der Krisenvorsorgeliste (ELEFAND) ist das Auswärtige Amt zuständig. Die technische Registerführung liegt bei der Bundesdruckerei.

Kein

Die gespeicherten personenbezogenen Daten können ggf. – je nach Art und Ausmaß eines Not- oder Krisenfalls – an den jeweiligen Aufenthaltsstaat und / oder kooperierende Staaten bzw. internationale Organisationen (EU, NATO, Rotes Kreuz) weitergegeben werden.

BMI (insbes. BKA) und BMVg (Bundeswehr) können im Rahmen von Krisenbewältigungsmaßnahmen (z. B. Todesfälle, zu Evakuierende) ggf. Auszüge aus Datensätzen Betroffener erhalten (XLS-Format oder Ausdrucke). Es besteht kein direkter Zugriff auf ELEFAND durch externe Stellen.

Darüber hinausgehende Datenbankabfragen müssen über das Krisenreaktionszentrum bzw. das Referat Nothilfe für Deutsche im Ausland (Administratorinnen bzw. Administrator) bei der Bundesdruckerei in Auftrag gegeben werden.

In die Krisenvorsorgeliste können sich alle deutschen Staatsangehörigen und ihre Familienmitglieder, die sich vorübergehend oder dauerhaft im Ausland aufhalten, über die Website oder über die ELEFAND-App per Onlineformular eintragen.

Mitreisende Familienmitglieder des gleichen Haushalts - auch ohne die deutsche Staatsangehörigkeit - können als Begleitpersonen mit eingetragen werden, damit sie im Not- und Krisenfall mitberücksichtigt werden können. Die Aufnahme erfolgt nach erfolgreicher Registrierung passwortgeschützt im Online-Verfahren.

Die sich Registrierenden selbst haben ständigen Zugriff (einschl. Änderung und Löschung) auf ihre personenbezogenen Daten. Einen solchen Zugriff auf die Daten der Registrierten in ihrem Amtsbezirk haben auch die freigeschalteten Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter (i. d. R. weniger als sechs) der Auslandsvertretungen. In der Zentrale verfügen die freigeschalteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Krisenreaktionszentrums und des Referats 511 Nothilfe für Deutsche im Ausland (Administratorinnen und Administratoren und ELEFAND-Hotline) permanent über Zugriff auf alle Registrierten weltweit. Zusätzliche Freischaltungen in der Krise durch die beiden Administratorinnen oder Administratoren sind möglich. Die freigeschalteten Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter können für ihren Bereich fest definierte Aufstellungen mit den wesentlichen personenbezogenen Daten eines jeden Datensatzes ziehen und Statistiken abfragen.

Es erfolgt keine regelmäßige Übermittlung von Registerdaten an externe Stellen.

Die Daten dienen der Identifizierung, Quantifizierung und Kontaktierung betroffener deutscher Staatsangehöriger in Krisen- und Katastrophenfällen im Ausland sowie Einleitung und Skalierung entsprechender zielgerichteter konsularischer Hilfs- und Beistandsmaßnahmen.

Ggf. werden im Krisenfall Fallzahlen (z. B. Deutsche im Krisengebiet) vom AA veröffentlicht.

Nein

Aufgrund von Ausnahmetatbeständen nach § 12a EGovG (Schutz personenbezogener Daten) ist der Datenbestand nicht Open Data-tauglich.

Verwendete Datenbank: PostgreSQL

Schnittstellen sind noch nicht implementiert, zukünftig REST, JSON

Zur Dateneingabe stellt das AA ein Nutzerportal zur Verfügung. Die Aufnahme erfolgt nach erfolgreicher Registrierung passwortgeschützt im Online-Verfahren.