Die Ausländerbehörden führen als sachlich zuständige Behörden der Bundesländer zwei Dateisysteme zur Registrierung personenbezogener Daten von Ausländerinnen und Ausländern sowie deren ausländerrechtlichen Maßnahmen. In die Ausländerdatei A werden die Daten aufgenommen, sobald eine betroffene Person melderechtlich erfasst wurde, die Erteilung oder Verlängerung eines Aufenthaltstitels beantragt, ein Asylantrag eingereicht, der Aufenthalt mitgeteilt, die Zustimmung zur Visumerteilung erteilt oder eine ausländerrechtliche Maßnahme getroffen wurde. Die personenbezogenen Grunddaten sind in die Ausländerdatei B zu übernehmen, sobald der Ausländer / die Ausländerin gestorben, aus dem Bezirk der Ausländerbehörde fortgezogen oder die Rechtsstellung eines Deutschen erworben hat.

Die Daten dienen den Ausländerbehörden zur Erfüllung ihrer aufenthalts- und passrechtlichen Aufgaben, wie Erteilung / Ausstellung oder Versagung von Aufenthaltstiteln, Aufenthaltsgestattungen, Duldungen und Passersatzpapieren, Entscheidungen über Ausweisungen bzw. Abschiebungen, Zustimmungen zu Visumerteilungen. Die Angaben können auch bei staatsangehörigkeitsrechtlichen Entscheidungen gem. § 4 Abs. 3 StAG oder im Einbürgerungsverfahren herangezogen werden.

Mit dem Gesetz zur Weiterentwicklung des AZR wurde geregelt, dass die bisher in der dezentralen Ausländerdatei A gespeicherten Daten ab 01. November 2024 nur noch zentral im AZR gespeichert werden sollen. Die Pflicht zur Fortführung der Ausländerdatei A entfällt, sobald die Speichersachverhalte dort zentral gespeichert sind. Die dezentrale Ausländerdatei B wird jedoch verpflichtend weitergeführt. Sicherheitsrechtliche Schnittstellen zum SIS, EES, ETIAS, VIS neu, EU-Interoperabilität und Sicherheitsabgleichverfahren Asylkon sind in Planung.

Die Daten der Ausländerdatei sind als ein für die OZG-Umsetzung relevantes Verwaltungsregister im Registermodernisierungsgesetz identifiziert. Daher wird die steuerliche Identifikationsnummer künftig als zusätzliches eindeutiges Ordnungsmerkmal eingeführt bzw. verwendet, um die Zuordnung und den Abgleich von Datensätzen einer Person im Zusammenhang mit der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.

Bundesrecht

Der Datenbestand ist nahezu vollständig, der Abdeckungsgrad wird auf 80 bis 90 % geschätzt, insbesondere illegale Aufenthalte und Einreisen werden nicht vollumfassend entdeckt. Angaben zu einzelnen Personen können lückenhaft sein, insbesondere Angaben zu den nachrangigen Personendaten wie z. B. Geburtsname oder Familienstand.

Die Daten werden bei jedem Beantragungs- / Mitteilungsfall unverzüglich erfasst und fortlaufend ergänzt, z. B. nach Mitteilung der Meldebehörde oder nach Datenabgleich mit dem AZR.

Aktualisierungen erfolgen zeitnah nach entsprechenden Meldungen oder wenn neue Erkenntnisse vorliegen.

Die Daten in der Ausländerdatei A werden solange gespeichert, wie die Person im Zuständigkeitsbereich lebt. Die Einträge der Ausländerdatei B werden entsprechend den gesetzlichen Löschfristen (§§ 67, 68 AufenthV, § 91 AufenthG) zur Löschung freigegeben.

Die nur aus Anlass der Zustimmung zur Visumerteilung aufgenommenen Daten eines Ausländers / einer Ausländerin sind zu löschen, wenn der Ausländer / die Ausländerin nicht innerhalb von zwei Jahren nach Ablauf der Geltungsdauer der Zustimmung eingereist ist.

Kommunal

Die Ausländerdateien werden durch die kommunalen Ausländerbehörden geführt.

Mit den Aufgaben der technischen Registerführung werden teilweise kommunale, Landes- bzw. private IT-Dienstleistungszentren betraut, die meist bereits die entsprechenden IT-Fachverfahren entwickelt haben.

Kein

Zugriffsberechtigt sind die Ausländerbehörden sowie ggf. eingeschränkt auch Sozialämter.

Auf Anfrage werden Informationen aus dem Register weitergegeben, sofern eine rechtliche Grundlage vorhanden ist (z. B. §§ 90 ff. AufenthG).

Zur Datenlieferung verpflichtet sind Melde, Pass-, Ausweis-, Staatsangehörigkeits-, Justiz- und Gewerbebehörden, Standesämter, das BVA sowie BAMF und die Bundesagentur für Arbeit.

Die Datenlieferungen erfolgen überwiegend digital, mit den Melde- und Staatsangehörigkeitsbehörden über die X-Formate (XMeld, XAusländer, XAsyl) direkt in das Fachprogramm, AZR-Meldungen über das Bundesamt-Portal sowie Visaportal des BAMF, ansonsten postalisch mit anschließender Einpflege in das Fachprogramm.

Die Daten werden für sämtliche ausländerrechtlichen Aufgaben genutzt.

In allen Bundesländern wird die Schnittstelle zum AZR beim BVA genutzt.