Bei den kommunalen Ämtern für Ausbildungsförderung und den Ämtern für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken und Hochschulen werden personenbezogene Daten von Empfängerinnen und Empfängern von Ausbildungsförderung nach BAföG, deren Ehegattinnen und Ehegatten, Eltern, Geschwister und eigene Kinder für Fach- und Statistikzwecke gehalten.

Die BAföG-Datenbestände sind Vorgangsdaten, die zur Leistungsfeststellung und -gewährung erhoben und gespeichert werden.

Die Daten dienen der Feststellung des Anspruches nach BAföG dem Grunde und der Höhe nach. Die Übermittlung von Daten zu Statistikzwecken erfolgt anonymisiert und auf der Grundlage von § 55 BAföG.

Im Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) wird die staatliche Unterstützung für die Ausbildung von Schülerinnen und Schülern an berufsbildenden Schulen sowie Studierenden geregelt. So werden der Lebensunterhalt und die Ausbildungskosten für schulische, hochschulische oder berufliche Erstausbildungen in Vollzeitform finanziert, sofern den Auszubildenden und ihren Unterhaltsverpflichteten die notwendigen Mittel nicht zur Verfügung stehen.

Die Datenbestände zum BAföG sind als ein für die OZG-Umsetzung relevantes Verwaltungsregister im Registermodernisierungsgesetz identifiziert. Daher wird die steuerliche Identifikationsnummer künftig als zusätzliches eindeutiges Ordnungsmerkmal eingeführt bzw. verwendet, um die Zuordnung und den Abgleich von Datensätzen einer Person im Zusammenhang mit der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.

Bundesrecht

Der Datenbestand ist hinsichtlich der für die Fallbearbeitung notwendigen Daten vollständig, eine Reihe der Angaben muss durch Nachweise belegt werden. Eine Plausibilitätsprüfung findet bei der Datenerhebung im Onlineantrag, der Dateneingabe im Fachverfahren und über das Vier-Augen-Prinzip bei der Bearbeitung der Förderungsfälle statt.

Die Daten werden bei Antragstellung erstmalig, dann fortlaufend erfasst und anlassbezogen aktualisiert. Nach Abschluss der Förderung und der damit einhergehenden Prozesse werden die Daten i. d. R. nach zehn Jahren gelöscht.

Kommunal

Im Auftrag des Bundes bestimmen die Länder für jeden Kreis oder jede kreisfreie Stadt oder im Verbund kommunale Ämter für Ausbildungsförderung bzw. Studierendenwerke an den Hochschulen.

Daneben kann jedes Land Landesämter für Ausbildungsförderung errichten.

Fachlich-inhaltlich werden die Daten von den Ämtern für Ausbildungsförderung bzw. Studierendenwerken verwaltet.

Technisch werden die Daten in externen zentralen Rechenzentren gehostet.

Kein

Einsichtnahmen in die einzelnen Bewilligungsvorgänge durch Betroffene oder dritte Bevollmächtigte sind entsprechend den dafür geltenden gesetzlichen Vorschriften möglich.

Eingehende Datenlieferungen erfolgen bei Antragstellung, Aktualisierungsanträgen sowie bei Änderungsmitteilungen.

Die Daten werden aus den papierenen BAföG-Anträgen (auch bei Vorausleistungsanträgen) manuell in die Fachanwendung eingepflegt. Anträge, die über den bundesweit einheitlichen Antragsassistenten „BAföG Digital“ gestellt werden, können durch die jeweiligen BAföG-Ämter in die Fachverfahren importiert werden.

Die Ämter für Ausbildungsförderung dürfen Personen, die Leistungen nach BAföG beziehen, auch regelmäßig im Wege des automatisierten Datenabgleichs daraufhin überprüfen, ob und welche Daten nach § 45d Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes dem Bundeszentralamt für Steuern übermittelt worden sind. Die Ämter für Ausbildungsförderung dürfen zu diesem Zweck Namen, Vornamen, Geburtsdatum und Anschrift der Personen, die Leistungen nach diesem Gesetz beziehen, sowie die Amts- und Förderungsnummer an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Die Übermittlung erfolgt i. d. R. zentral für alle Ämter im Auftrag des Landes.

Das Land veranlasst zentral die Übermittlung der Daten an das BVA zum Zwecke der Darlehensverwaltung. In Bayern erfolgen die Datenlieferungen landesweit über zwei zentrale Stellen.

Die Daten für ein Kalenderjahr sind jeweils zum 1. Juni des folgenden Jahres über das zuständige Statistische Landesamt an das Statistische Bundesamt zu liefern.

Das Land übermittelt der KfW-Bank zentral die für die Darlehensgewährung und -verwaltung erforderlichen Daten. Ausbildungsförderung nach dem BAföG wird seit dem Wintersemester 2019 / 2020 nicht mehr als verzinsliches Bankdarlehen gewährt, d. h. das Amt übermittelt der KfW auch keine Daten mehr.

Nach § 35 BAföG sind die Bedarfssätze, Freibeträge sowie die Vomhundertsätze und Höchstbeträge nach § 21 Abs. 2 BAföG alle zwei Jahre zu überprüfen und durch Gesetz gegebenenfalls neu festzusetzen. Die Bundesregierung ist verpflichtet, dem Bundestag hierüber zu berichten. Die statistischen Daten zum BAföG werden für den Bericht genutzt.

Darüber hinaus finden nach § 55 BAföG die Daten jährlich Verwendung in der amtlichen Statistik.

Flächendeckend sind elektronische Schnittstellen zum Bundesverwaltungsamt, Statistischen Bundesamt, Bundeszentralamt für Steuern, zur Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen, der KfW und dem Antragsassistenten „BAföG Digital“ implementiert.

Zusätzlich ist eine Schnittstelle „BAFPLAN“ zum Frauenhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik (FIT) zur BAföG-Planung eingerichtet.

Bundeslandübergreifend wird der Standard XML für den Datenaustausch verwendet.

Seit Herbst 2021 können mit dem digitalen Antragsassistenten "BAföG Digital" bundesweit als erstes föderales digitales Verwaltungsangebot aus dem OZG-Leistungen online beantragt werden.