Das jeweilige Amtsgericht führt ein Vereinsregister über alle bei ihm eingetragenen Vereine.

Ein Verein ist ein, wenigstens auf gewisse Dauer angelegter, freiwilliger Zusammenschluss von Personen, die unter einem einheitlichen Namen einen gemeinsamen Zweck verfolgen, durch eine Satzung körperlich organisiert sind und auf einen wechselnden Mitgliederbestand ausgelegt sind.

Ein Verein, der nicht auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet ist (Idealverein) erlangt durch die Eintragung ins Vereinsregister Rechtsfähigkeit (§§ 21, 55 BGB) und erhält mit der Eintragung den Zusatz "e. V.".

Der Verein als Rechtsperson kann im eigenen Namen klagen, aber auch für Schäden zur Verantwortung gezogen werden und vollständig haften. Der Verein wird ferner von einem Vorstand vertreten.

Es bestehen u. a. folgende Bedingungen zur Eintragung eines Vereins im Vereinsregister:

• es werden mindestens sieben Gründungsmitglieder benötigt,
• es muss eine Satzung erstellt werden,
• es dürfen keine rein wirtschaftlichen, nur ideelle Zwecke verfolgt werden.

Das Vereinsregister hat den Zweck, die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse des eingetragenen Vereins (e. V.) jederzeit für Dritte feststellbar zu machen. Es erfüllt eine Publikations-, Beweis-, Kontroll- und Schutzfunktion (negative Publizität).

Es hat als öffentliches Register die Rechtsverhältnisse der rechtsfähigen Vereine, die für den Rechtsverkehr von besonderer Bedeutung sind, den Mitgliedern und Dritten gegenüber in zuverlässiger Weise darzustellen. Es dient damit der Verkehrssicherheit. Verkehrsschutz leistet das Vereinsregister nach §§ 68, 70 BGB. Verschiedene Eintragungen, sogenannte "konstitutive Eintragungen", d. h. rechtsbegründende Eintragungen werden erst mit Eintragung in das Register wirksam, wie z. B. Satzungsänderungen oder Verschmelzungen von Vereinen. Das Vereinsregister erfüllt damit nicht nur den Zweck Rechtsverhältnisse offen darzustellen, sondern lässt bestimmte Beschlüsse der Vereine auch erst durch seine Eintragung wirksam werden.

Die derzeitigen IT-Fachverfahren RegisSTAR sowie AUREG werden im derzeitigen Projekt AUREGIS zu einem bundeseinheitlichen IT-Fachverfahren zur elektronischen Führung der Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister für alle 16 Bundesländer weiterentwickelt.

Bundesrecht

Der Datenbestand der eingetragenen Vereine ist vollständig. Ein Verein wird erst mit Eintragung in das Register zu einem eingetragenen Verein "e. V". Für bestimmte Eintragungen besteht eine Verpflichtung zur Anmeldung im Vereinsregister, z. B. Veränderungen im Vorstand und beschlossene Satzungsänderungen. Kommen die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder dieser Verpflichtung nicht nach, kann das Vereinsregistergericht Zwangsgelder festsetzen. Der Datenbestand ist jedoch nicht aktuell, wenn diese Veränderungen nicht mitgeteilt und dem Registergericht nicht anderweitig bekannt werden.

Die Eintragung ins Vereinsregister setzt die Vollständigkeit der Angaben voraus. Es wird keine Eintragung vorgenommen, bei denen nicht alle erforderlichen Angaben vorliegen.

Eine Eintragung setzt darüber hinaus eine ordnungsgemäße Anmeldung in öffentlich beglaubigter Form unter Beifügung verschiedener Unterlagen voraus. Die Prüfung erfolgt durch das Registergericht.

Bestehende Eintragungen werden mit neuer Anmeldung aktualisiert. Eine regelmäßige Prüfung der bestehenden Eintragungen durch das Registergericht findet in der Regel nicht statt. Bei einigen Registergerichten ist es üblich, alle zwei Jahre nach Anmeldung die Vereine anzuschreiben, um eine gewisse Aktualität zu erhalten.

Einmal vorgenommene Eintragungen können nicht mehr aus dem Vereinsregister gelöscht werden. Sofern die Angaben nicht mehr aktuell sind, werden diese "gerötet", d. h. als nicht mehr aktuell gekennzeichnet.

Die Eintragungen stehen dauerhaft, auch nach Auflösung des Vereins, zur Verfügung.

Kommunal

Das Vereinsregister wird von den durch die Länder bestimmten Registergerichten geführt. Örtlich zuständig ist das Gericht, in dessen Bezirk der Verein seinen Sitz hat.

Die technische Registerführung übernimmt der jeweilige IT-Dienstleister der Bundesländer für die Server der Registergerichte sowie IT.NRW, Niederlassung Hagen für das Gemeinsame Registerportal der Länder.

Vollständig

Das Vereinsregister ist ein öffentliches Register, alle interessierten Personen können zu Informationszwecken Einsicht in das Register nehmen. Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie ist der Abruf aller Registerinhalte aus dem Vereinsregister sowie der elektronisch verfügbaren Dokumente über das Gemeinsame Registerportal der Länder seit dem 01. August 2022 kostenfrei.

Die Eintragung eines Vereins in das Vereinsregister ist nach Anmeldung möglich. Die Anmeldungen haben mit öffentlich beglaubigter Unterschrift der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder bzw. Liquidatoren in vertretungsberechtigter Anzahl zu erfolgen.

Die beizufügenden Unterlagen sind für die verschiedenen Eintragungen unterschiedlich. Bei der Anmeldung eines neuen Vereins sind neben der öffentlich beglaubigten Anmeldung eine Abschrift der von den Gründungsmitgliedern unterschriebenen Satzung und Urkunden über die Bestellung des Vorstands vorzulegen. Für Anmeldungen von z. B. Vorstandsänderungen, Satzungsänderungen sowie anderen Änderungen bzw. Beschlüssen in der Mitgliederversammlung etc. gibt es gesonderte Bestimmungen und damit vorzulegende Unterlagen.

Eine Einreichung in elektronischer Form ist für das Vereinsregister nicht verpflichtend, kann aber über das EGVP nebst Metadaten im XJustiz-Format übermittelt werden.

Die Daten werden verwendet zur Auskunft über Eintragungen im Vereinsregister und Bereitstellung der Metadaten für das Gemeinsame Registerportal der Länder, das Unternehmensregister sowie das Transparenzregister.

Die Registerführung ist verpflichtend elektronisch. Beim Datenaustausch zu Anmeldungen sind verpflichtend EGVP und Xjustiz-Format zu beachten.

Sowohl die Übermittlung und Einreichung der Anmeldungen zur Eintragung in das Vereinsregister als auch die Beauskunftung über den Inhalt der Eintragungen und der hinterlegten Dokumente erfolgt mittels elektronischer Informations- und Kommunikationssysteme. Über das EGVP, dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach können seit 2004 von authentifizierten Teilnehmerinnen und Teilnehmern an die teilnehmenden Gerichte und Behörden elektronische Dokumente und Akten übermittelt werden.

Der technische Betrieb des Gemeinsamen Registerportals der Länder erfolgt bei IT.NRW, Niederlassung Hagen. Das Registerportal ruft bei der Recherche weitere Daten (Registerauszüge, Dokumente) über einen Webservice in den Rechenzentren der jeweiligen Bundesländer ab.

Einsicht in das Vereinsregister erhält man über das Gemeinsame Registerportal der Länder. Dort sind auch chronologische, aktuelle oder historische Auszüge sowie Dokumente abrufbar.

Das Vereinsregister besteht aus elektronisch geführten Registerblättern und wird beim jeweiligen Dienstleister der Bundesländer mit dem IT-Fachverfahren RegisSTAR bzw. AUREG betrieben.