Das Geburtenregister wird beim jeweiligen Standesamt geführt und ist Teil des Personenstandsregisters. Es enthält originär die im eigenen Standesamt beurkundeten Geburten. Zusätzlich werden Registereinträge von aufgelösten ('verwalteten') Standesämtern weiter geführt sowie Beurkundungen dritter Standesämter, für die das Standesamt aufgrund besonderer Regelungen zuständig geworden ist (Nachbeurkundungen ausländischer Geburten).

Das Geburtenregister enthält auch spätere personenstandsrechtliche Änderungen bei der beurkundeten Person, wie z. B. Vaterschaftsanerkennung, Namensänderung, Hinweis auf die Eheschließung oder Tod des Kindes.

Im Geburtenregister ist zwischen zu beurkundenden Daten (§ 21 Abs. 1 PStG), Daten einer Folgebeurkundung (§ 27 PStG) und Hinweisdaten (§ 21 Abs. 3 PStG) zu unterscheiden. Erstere betreffen den Personenstand der beurkundeten Person direkt, letztere verknüpfen andere Beurkundungen mit dem genutzten Eintrag.

Das Geburtenregister wird zur Dokumentation des Personenstands eines Kindes geführt. Damit erfüllt es die Aufgabe, eine beweiskräftige Dokumentation zu schaffen über die Abstammung des Kindes, Ort und Zeitpunkt der Geburt, das Geschlecht sowie seinen Geburtsnamen und die ihm beigelegten Vornamen.

Aus dem Geburtenregister werden auf Antrag Personenstandsurkunden ausgestellt (nationale und "internationale" Geburtsurkunde, beglaubigter Registerausdruck). Ändern sich später personenstandsrechtliche Daten des Kindes, zum Beispiel durch eine nachträgliche Vaterschaftsanerkennung oder eine Namensänderung der Eltern, wird der Geburtseintrag durch eine Folgebeurkundung ergänzt.

Mit dem Personenstandsrechtsreformgesetz (PStRG) wurde ab dem 01. Januar 2009 bundesrechtlich die elektronische Registerführung zugelassen, seit 01. Januar 2014 ist sie verpflichtend für alle Standesämter. Bereits bestehende Altregister werden noch in Papierform weitergeführt; eine elektronische Nacherfassung ist - in der Regel anlassbezogen - möglich.

Zentrale Anliegen waren u. a. die Reduzierung der erhobenen Daten auf das notwendige Maß (vgl. Volkszählungsurteil) sowie die elektronische Führung der Register und der damit einhergehenden Möglichkeit der Kommunikation mit anderen Behörden (z. B. Meldepflichten).

Die Rechtsträger der bayerischen Standesämter sind landesgesetzlich verpflichtet, ihre elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister bei der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) in ihrem Auftrag betreiben zu lassen.

Die AKDB betreibt zudem das Zentrale elektronische Personenstandregister (ZEPR), mit dem eine gegenseitige Nutzung der Personenstandsregister durch die angeschlossenen Standesämter ermöglicht wird. Das ZEPR ist kein eigenes Personenstandsregister, kein neuer, zusätzlicher Datenbestand, sondern ein automatisiertes Abrufverfahren, das als zentrale Komponente auf den elektronischen Personenstandsregistern der Standesämter aufbaut. Es dient allein dazu, den bayerischen Standesämtern zu ermöglichen, die in den jeweiligen elektronischen Personenstandsregistern vorhandenen Einträge gegenseitig zu nutzen. Die Einrichtung des ZEPR lässt die rechtlichen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der Standesämter in Bezug auf die Führung ihrer elektronischen Personenstandsregister und Sicherungsregister unberührt. Die Erstbeurkundung und die Fortführung der Registereinträge bleiben allein dem registerführenden Standesamt vorbehalten.

Die Daten des Geburtenregisters sind als ein für die OZG-Umsetzung relevantes Verwaltungsregister im Registermodernisierungsgesetz identifiziert. Daher wird die steuerliche Identifikationsnummer künftig als zusätzliches funktionales Ordnungsmerkmal in den elektronischen Personenstandseinträgen außerhalb des urkundlichen Teils und des Hinweisteils gespeichert, um die Zuordnung und den Abgleich von Datensätzen einer Person im Zusammenhang mit der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.

Bundesrecht

Der seit 01. Januar 2009 elektronische geführte Datenbestand ist vollständig und plausibel. Papierregister werden anlassbezogen nacherfasst. Die Plausibilitätsprüfung erfolgt zum Teil im Fachverfahren, zum Teil im Vier-Augen-Prinzip.

In der Regel können nur personenstandsrechtliche Änderungen berücksichtigt werden, die in Deutschland erfolgten, da zwischen den Standesämtern und einigen Behörden Mitteilungspflichten bestehen. Bei personenstandsrechtlichen Änderungen im Ausland müssen die Betroffenen sich i. d. R. eigenständig an das Geburtenstandesamt wenden. Zumal das Standesamt dann prüfen muss, ob das Ereignis im Ausland für den deutschen Rechtsbereich auch wirksam ist. Bei Änderungen im Ausland kann es daher zu Lücken kommen, welche jedoch i. d. R. erst bei einem weiteren Personenstandsfall, z. B. Geburt oder Tod des Kindes, auffallen. Die Anzahl ist jedoch gering.

Die einzutragenden Daten werden durch die Standesbeamtin bzw. den Standesbeamten durch Prüfung des Sachverhaltes qualitätsgesichert.

Der Datenbestand wird fortlaufend anlassbezogen ergänzt, d. h. neue Daten werden im Rahmen einer Folgebeurkundung oder der Aufnahme eines Hinweises im Rahmen der rechtlichen Vorschriften in das Geburtenregister aufgenommen.

Ein Eintrag im Geburtenregister wird 110 Jahre fortgeführt, danach wird der Eintrag an das zuständige Archiv abgegeben.

Kommunal

Jedes Standesamt führt für seinen Zuständigkeitsbereich ein Geburtenregister. Beurkundungen werden nur von hierzu bestellten Urkundspersonen (Standesbeamtinnen / Standesbeamten) vorgenommen. Es ist möglich, zentrale Register in den Ländern einzurichten, was bisher nicht vollständig bundesweit eingeführt ist. Auch im Falle der Führung eines zentralen Personenstandsregisters in einem Bundesland können sowohl die Registererstellung als auch die Folgebeurkundungen nur durch das primär zuständige Standesamt durchgeführt werden. Lediglich die Nutzung (Einsichtnahme und Urkundenausstellung) kann durch weitere angeschlossene Standesämter erfolgen.

Kein

Beim Geburtenregister handelt es sich um ein nicht öffentliches Register. Zugriffsberechtigt ist zunächst nur das registerführende Standesamt, weitere Berechtigungen können gem. § 14 Abs. 2 PStV situativ für den Einzelfall oder auf Dauer vergeben werden. Die Standesamtsaufsicht kann lesend auf Daten des Geburtenregisters im Rahmen ihrer örtlichen Zuständigkeit zugreifen (sog. Aufsichtsclient).

Sofern ein zentrales Register in einem Bundesland eingerichtet ist, können die Daten digital durch andere Standesämter abgerufen werden.

Personen, auf die sich der Registereintrag bezieht sowie deren Ehegatten, Lebenspartnern, Vorfahren und Abkömmlingen oder Personen, die ein rechtliches Interesse geltend machen können, können Urkunden aus den Registern bestellen oder Einsicht nehmen.

Beim registerführenden Standesamt gehen Mitteilungen in schriftlicher oder elektronischer Form ein, die entweder eine Erstbeurkundung, Folgebeurkundung oder die Aufnahme eines Hinweises zur Folge haben. im Falle einer Geburtsanzeige ggf. auch in mündlicher Form.

Datenlieferungen erfolgen an andere Standesämter, Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben.

Die Registerdaten werden zu Beweiszwecken (Beweis der Geburt und der Namensführung des Kindes), zur Fortführung anderer Personenstandsregister sowie Meldedaten, für wissenschaftliche und statistische Zwecke verwendet.

Die elektronische Speicherung erfolgt mittels XML sowie zusätzlich als PDF/A Dokument.

Bei XPSR handelt es sich um einen Standard für eine Schnittstelle zwischen Fach- und Registerverfahren und ebenso um einen Standard für die Struktur und das Format von Registerinhalten. Es beschreibt daher im Gegensatz zu den Minimalanforderungen potenzielle Inhalte der Register und der Registerschnittstelle.

Bei XPS werden mittels des Protokollstandards Online Services Computer Interface (OSCI) Daten übertragen. Bei XPS handelt es sich um eine Spezifikation für ein Datenaustauschformat und als solches definiert sie Minimalanforderungen an ein Datenformat, welches dieses Format XPS-konform werden lassen.

Daten von Deutschen ohne Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthaltsort können von allen Standesämtern mittels XMeld-Anfrage bei der Online-Datenbank beim Standesamt 1 Berlin (ODiS I) abgefragt werden.

Prinzipiell sind alle XPS bzw. XPSR-fähigen Fachanwendungen technisch dazu in der Lage, auf die Registerinhalte zuzugreifen. Meist wird aber AutiSta verwendet.