Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis über eingetragene Kaufleute (Gewerbetreibende und Unternehmen) im Bezirk des zuständigen Registergerichts und beinhaltet deren wesentliche rechtliche und wirtschaftliche Verhältnisse. Die Informationen können von jedermann eingesehen werden.

Folgende Unternehmen müssen im Handelsregister eingetragen werden: Kaufleute (Einzelunternehmen), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt), Offene Handelsgesellschaften (OHG), Kommanditgesellschaften (KG), Aktiengesellschaften (AG) sowie juristische Personen, die ein Handelsgewerbe betreiben.

Ein von einer natürlichen Person oder einer Handelsgesellschaft betriebenes Gewerbe muss in das Handelsregister eingetragen werden, wenn es nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Ausgenommen sind somit sogenannte Kleingewerbetreibende, die zwar ein Gewerbe ausüben, aber nach Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigen; diese unterliegen nicht den Regelungen für Kaufleute.

In das Handelsregister ebenfalls einzutragen sind die Kommanditgesellschaft auf Aktien sowie die Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit.

Das Register besteht aus zwei Abteilungen, Abteilung A (HRA) für Einzelunternehmen, Offene Handelsgesellschaften, Kommanditgesellschaften und Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigungen (EWIV) sowie Abteilung B (HRB) für Kapitalgesellschaften, die Europäische Gesellschaft (SE) sowie Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften mit Sitz in Europa bzw. in einem Vertragsstaat.

Das Handelsregister soll eine Publikations-, Beweis-, Kontroll- und Schutzfunktion erfüllen (negative / positive Publizität). Im Rahmen der Publikationsfunktion wird das Handelsregister vom Rechtsverkehr vornehmlich zum Nachweis der Vertretungs- und Haftungsverhältnisse genutzt. In diesem Zusammenhang wird durch das Unternehmensregister auf die Handelsregisterdaten verlinkt und zusätzlich werden im Unternehmensregister die von den Gesellschaften / Kaufleuten eingereichten Abschlüsse zum Abruf bzw. zur Einsicht bereitgestellt.

Das Handelsregister soll insbesondere die Öffentlichkeit über die eingetragenen Unternehmen informieren. Da die eingetragenen Informationen verbindlich sind, trägt das Handelsregister wesentlich zur Rechtssicherheit (z. B. bei Vertragsabschlüssen) im Geschäftsverkehr bei.

Das Registerverfahrensbeschleunigungsgesetz schuf 1993 die rechtliche Möglichkeit zur Führung des Handelsregisters in elektronischer Form.

Durch die Modernisierung des Personengesellschaftsrechts in Form des Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetzes (MoPeG) kam es am 01. Januar 2024 zur Einführung eines Gesellschaftsregisters für die Registrierung von BGB-Gesellschaften bei den Registergerichten.

Die derzeitigen IT-Fachverfahren RegisSTAR sowie AUREG werden im derzeitigen Projekt AUREGIS zu einem bundeseinheitlichen IT-Fachverfahren zur elektronischen Führung der Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister für alle 16 Bundesländer weiterentwickelt.

Bundesrecht

Eintragungen in das Handelsregister erfolgen durch die Registergerichte aufgrund einer Anmeldung der hierzu Verpflichteten. Insbesondere bestehen Kapitalgesellschaften erst mit ihrer Eintragung in das Handelsregister B; insofern ist das Handelsregister weitestgehend vollständig und aktuell. Ferner sind zum Handelsregister Abteilung A und B weitere eingetretene und eintragungspflichtige Tatsachen zur Eintragung anzumelden und ggf. durch Zwangsgelder herbeizuführen.

Die Anmeldungen zum Register werden vor Eintragung von der zuständigen Rechtspflegering / vom zuständigen Rechtspfleger auf Richtigkeit und Zulässigkeit geprüft.

Je nach angemeldetem Sachverhalt erfolgt die Plausibilitätskontrolle entweder dadurch, dass sämtliche Beteiligte an der Anmeldung mitwirken müssen oder dadurch, dass rechtsbegründende Unterlagen (z. B. Protokolle der Gesellschafterversammlung) mit eingereicht werden müssen.

Die Merkmale der Informationsobjekte Firmen des Handelsregisters A und Firmen des Handelsregisters B besitzen keine Periodizität und sind aktuell, wenn aufgrund einer Anmeldung eine Eintragung in das Handelsregister erfolgte.

Eintragungen im Register haben unverzüglich, binnen 21 Tagen nach Vollzugsreife, zu erfolgen. Bestehende Eintragungen werden nach Anmeldung von Veränderungen aktualisiert. Alle Eintragungen im Register bleiben dauerhaft, auch nach Löschung der Firma bestehen. Lediglich das Registerblatt wird geschlossen.

Kommunal

Sachlich zuständig sind die Amtsgerichte.

Die örtliche Zuständigkeit richtet sich nach dem Sitz oder der Niederlassung, grundsätzlich zuständig ist das Amtsgericht, an dem ein Landgericht seinen Sitz hat, hierbei sind länderspezifische Abweichungen erlaubt.

Funktionell sind entweder Urkundsbeamtinnen und Urkundsbeamten, Rechtspflegerinnen und Rechtspfleger oder Richterinnen und Richter zuständig.

Die technische Registerführung übernimmt der jeweilige IT-Dienstleister der Bundesländer für die Server der Registergerichte sowie IT.NRW, Niederlassung Hagen für das Gemeinsame Registerportal der Länder.

Vollständig

Das Handelsregister ist ein öffentliches Register, alle interessierten Personen können zu Informationszwecken Einsicht in das Register als auch in die dort eingereichten Dokumente, die im Registerordner eingestellt sind, nehmen.

Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie ist der Abruf aller Registerinhalte aus dem Handelsregister sowie der elektronisch verfügbaren Dokumente über das Gemeinsame Registerportal der Länder seit dem 01. August 2022 kostenfrei.

Anmeldungen nebst den dabei einzureichenden Unterlagen zum Handelsregister müssen in öffentlich beglaubigter Form elektronisch über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) bei den zuständigen Registergerichten eingereicht werden. Neben der Anmeldung und den Unterlagen werden in der Regel zusätzlich Metadaten im XJustiz-Format übermittelt. Sonstige Unterlagen, die nicht der elektronischen Einreichungspflicht unterliegen, können weiterhin in Papierform eingereicht werden.

Auch ausgehende Nachrichten können über das EGVP nebst Metadaten im XJustiz-Format versandt werden, wenn die Empfängerin / der Empfänger hierzu in der Lage ist.

Eintragungen im Handelsregister werden - je nach Bundesland - über das IT-Fachverfahren RegisSTAR bzw. AUREG vorgenommen. Es ergeht sodann eine Eintragungsnachricht an die Beteiligten sowie an die beurkundende Notarin / den beurkundenden Notar, ggf. an die ersuchende Behörde, an das Finanzamt und an die zuständige Berufskammer (IHK, Handwerkskammer, Rechtsanwaltskammer, etc.).

Auskunft über Eintragungen im Handelsregister und Bereitstellung der Metadaten für das Gemeinsame Registerportal der Länder, das Unternehmensregister sowie das Transparenzregister.

Das Registergericht hat jede Neueintragung und Änderung der Industrie- und Handelskammer sowie ggf. der Handwerkskammer oder Landwirtschaftskammer mitzuteilen.

Ferner werden Daten zu Kapitalgesellschaften, die dem Recht eines anderen Mitgliedsstaates der EU oder eines anderen Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum unterliegen, vom jeweils zuständigen Registergericht an die Zentrale Europäische Plattform übermittelt. Diese Übermittlungspflicht beschränkt sich auf folgende Daten:

• Eintragung der Eröffnung, Einstellung oder Aufhebung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen der Gesellschaft,
• Eintragung der Auflösung der Gesellschaft und Eintragung über den Schluss der Liquidation oder Abwicklung oder über die Fortsetzung der Gesellschaft,
• Löschung der Gesellschaft,
• Wirksamwerden einer Verschmelzung nach § 122a des Umwandlungsgesetzes.

Der technische Betrieb des Gemeinsamen Registerportals der Länder erfolgt bei IT.NRW, Niederlassung Hagen. Das Registerportal bündelt die Daten der deutschen Handelsregister und hält nur einen Teil der geführten Daten als Indexdaten für die bundesweite Firmensuche und Beauskunftung vor. Das Registerportal ruft bei der Recherche weitere Daten (Registerauszüge, Dokumente) über einen Webservice in den Rechenzentren der jeweiligen Bundesländer ab.

Die Registerführung ist verpflichtend elektronisch. Beim Datenaustausch zu Anmeldungen sind verpflichtend EGVP, PDF und XJustiz-Format zu beachten.

Sowohl die Übermittlung und Einreichung der Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister als auch die Beauskunftung über den Inhalt der Eintragungen und der hinterlegten Dokumente erfolgt mittels elektronischer Informations- und Kommunikationssysteme. Über das EGVP, dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach können von authentifizierten Teilnehmenden an die teilnehmenden Gerichte und Behörden elektronische Dokumente und Akten übermittelt werden.

Einsicht in das Handelsregister erhält man über das Gemeinsame Registerportal der Länder. Dort sind auch chronologische, aktuelle oder historische Auszüge sowie Dokumente abrufbar.

Das Handelsregister besteht aus elektronisch geführten Registerblättern und wird beim jeweiligen Dienstleister der Bundesländer mit dem IT-Fachverfahren RegisSTAR bzw. AUREG betrieben.