Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis über eingetragene Kaufleute (insbesondere Gewerbetreibende und Unternehmen) im Bezirk des zuständigen Registergerichts und beinhaltet deren wesentliche rechtliche und wirtschaftliche Verhältnisse. Die Informationen können von jedermann eingesehen werden. Das Register besteht aus zwei Abteilungen: Abteilung A (HRA) für Einzelunternehmen, Offene Handelsgesellschaften, Kommanditgesellschaften und Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigungen (EWIV) sowie Abteilung B (HRB) für Kapitalgesellschaften (u.a. GmbH, AG, Kommanditgesellschaft auf Aktien), die Europäische Gesellschaft (SE) sowie Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften mit Sitz in Europa bzw. in einem Vertragsstaat.

Ein von einer natürlichen Person oder einer Handelsgesellschaft betriebenes Gewerbe muss in das Handelsregister eingetragen werden, wenn es nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert ("Istkaufmann"). Ausgenommen sind somit sogenannte Kleingewerbetreibende, die zwar ein Gewerbe ausüben, aber nach Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigen; diese unterliegen nicht zwingend den Regelungen für Kaufleute. Möglich ist jedoch eine freiwillige Eintragung der Firma des Unternehmens in das Handelsregister (sog. "Kannkaufmann") mit der Folge, dass die Vorschriften über Kaufleute anwendbar sind. Zudem gibt es Rechtsträger, auf die bereits allein aufgrund ihrer Eintragung im Handelsregister die gesetzlichen Vorschriften für Kaufleute anwendbar sind ("Formkaufmann", z.B. GmbH).

Das Handelsregister soll eine Informations-, Publikations-, Beweis-, Kontroll- und Schutzfunktion erfüllen (negative / positive Publizität). Im Rahmen der Publikationsfunktion wird das Handelsregister vom Rechtsverkehr vornehmlich zum Nachweis der Existenz sowie der Vertretungs- und Haftungsverhältnisse genutzt. In diesem Zusammenhang wird durch das Unternehmensregister auf die Handelsregisterdaten verlinkt und zusätzlich werden im Unternehmensregister insbesondere die von den Kaufleuten und Unternehmen eingereichten Abschlüsse zum Abruf bzw. zur Einsicht bereitgestellt. Das Handelsregister soll insbesondere die Öffentlichkeit über die eingetragenen Unternehmen informieren. Da die eingetragenen Informationen verbindlich sind, trägt das Handelsregister wesentlich zur Rechtssicherheit (z. B. bei Vertragsabschlüssen) im Geschäftsverkehr bei.

Das Registerverfahrensbeschleunigungsgesetz schuf 1993 die rechtliche Möglichkeit zur Führung des Handelsregisters in elektronischer Form.

Die derzeitigen IT-Fachverfahren RegisSTAR sowie AUREG werden im derzeitigen Projekt AUREGIS AuRegis zu einem bundeseinheitlichen IT-Fachverfahren zur elektronischen Führung der Handels-, Gesellschafts, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister für alle 16 Länder weiterentwickelt. Derzeit in Arbeit ist ein Gesetzesentwurf zur Änderung registerrechtlicher Vorschriften, insbesondere zur Ermöglichung der Einschränkbakeit der Webveröffentlichung von Dokumenten aus datenschutzrechtlichen Gründen. Darüber hinaus ist das Handelsregister an neue europarechtliche Vorgaben anzupassen (insbesondere RL (EU) 2025/25, COM/2026/321).

Bundesrecht

Die Vollständigkeit und Aktualität der im Handelsregister hinterlegten Daten wird wie folgt gewährleistet: Eintragungen in das Handelsregister erfolgen durch die Registergerichte in der Regel aufgrund einer formgerechten Anmeldung der hierzu Verpflichteten. Dass Eintragungen zum Handelsregister erfolgen, wird abgesichert durch entsprechende rechtliche Anmeldepflichten. Für Kapitalgesellschaften ist die Eintragung in das Handelsregister B beispielsweise konstitutiv. Im Falle eingetretener eintragungspflichtiger Änderungen besteht ebenfalls eine Anmeldepflicht zur Eintragung ins Handelsregister, die ggf. durch Zwangsgelder herbeizuführen ist. Darüber hinaus besteht ein mittelbarer Zwang vollständiger Eintragungen dadurch, dass eintragungspflichtige Tatsachen Dritten erst ab deren Eintragung entgegenhalten werden können.

Die inhaltliche Qualität der mit der Anmeldung übermittelten Daten wird unter anderem durch einen Formzwang für die Anmeldung (öffentliche Beglaubigung) sichergestellt. Es findet insoweit eine notarielle Vorprüfung statt. Zudem werden die Anmeldungen zum Register werden vor Eintragung von dem zuständigen Entscheider geprüft. Die Registergerichte haben die Pflicht die formellen Voraussetzungen zu prüfen; darüber hinaus besteht ein begrenztes inhaltliches Prüfungsrecht. Je nach angemeldetem Sachverhalt erfolgt die Plausibilitätskontrolle entweder dadurch, dass sämtliche Beteiligte an der Anmeldung mitwirken müssen oder dadurch, dass rechtsbegründende Unterlagen (z. B. Protokolle der Gesellschafterversammlung) mit eingereicht werden müssen. Die Merkmale der Informationsobjekte Firmen des Handelsregisters A und Firmen des Handelsregisters B besitzen keine Periodizität und sind aktuell, wenn aufgrund einer Anmeldung eine Eintragung in das Handelsregister erfolgte. Ein mittelbarer Zwang, Eintragungen aktuell zu halten besteht auch vor dem Hintergrund, dass Dritte dem Rechtsträger eine unrichtige Eintragung entgegenhalten können.

Die Daten werden anlassbezogen auf eine Anmeldung hin aufgenommen und/oder aktualisiert. Turnusmäßige Aktualisierungen finden nicht statt. Über die Eintragung ist unverzüglich nach Eingang der Anmeldung bei Gericht zu entscheiden.

In bestimmten Fällen (§ 2 Abs. 3 GmbHG i.V.m. §§ 16a bis 16e des BeurkG; § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB i.V.m. § 40a BeurkG: 10 Werktage; § 26 HRV: 21 Werktage) definiert das Gericht eine Regelfrist in Werktagen.

Alle Eintragungen im Register bleiben dauerhaft, auch nach Löschung der Firma bestehen. Lediglich das Registerblatt wird geschlossen. Hinsichtlich der Beauskunftung über das Gemeinsame Registerportal der Länder können sich Abweichungen aus Datenschutzaspekten ergeben.

Kommunal

Sachlich zuständig sind die Amtsgerichte.

Die örtliche Zuständigkeit richtet sich nach dem Sitz oder der Niederlassung, grundsätzlich zuständig ist das Amtsgericht, an dem ein Landgericht seinen Sitz hat, hierbei sind länderspezifische Abweichungen erlaubt.

Funktionell sind entweder Urkundsbeamtinnen und Urkundsbeamten, Rechtspflegerinnen und Rechtspfleger oder Richterinnen und Richter zuständig.

Die technische Registerführung übernimmt der jeweilige IT-Dienstleister der Bundesländer für die Server der Registergerichte sowie IT.NRW, Niederlassung Hagen für das Gemeinsame Registerportal der Länder.

Das Handelsregister ist ein öffentliches Register, alle interessierten Personen können zu Informationszwecken Einsicht in das Register als auch in die dort eingereichten und webfreigegebenen Dokumente, die im Registerordner eingestellt sind, nehmen. Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie ist der Abruf aller Registerinhalte aus dem Handelsregister sowie der webfreigegebenen elektronisch verfügbaren Dokumente über das Gemeinsame Registerportal der Länder seit dem 01. August 2022 kostenfrei. Daneben werden auch nicht webfreigegebene Daten bei den Registergerichten vorgehalten, in die im Einzelfall und nur bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen Einsicht genommen werden kann.

Anmeldungen nebst den dabei einzureichenden Unterlagen zum Handelsregister müssen in öffentlich beglaubigter Form elektronisch über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) bei den zuständigen Registergerichten eingereicht werden. Neben der Anmeldung und den Unterlagen werden in der Regel zusätzlich Metadaten im XJustiz-Format übermittelt. In Einzelfällen können Ssonstige Unterlagen, die nicht der elektronischen Einreichungspflicht unterliegen, können weiterhin in Papierform eingereicht werden. Auch ausgehende Nachrichten können über das EGVP nebst Metadaten im XJustiz-Format versandt werden, wenn die Empfängerin / der Empfänger hierzu in der Lage ist. Eintragungen im Handelsregister werden - je nach Bundesland - über das IT-Fachverfahren RegisSTAR bzw. AUREG oder AuRegis vorgenommen. Es ergeht sodann eine Eintragungsnachricht an die Beteiligten sowie an die beurkundende Notarin / den beurkundenden Notar, ggf. an die ersuchende Behörde, an das Finanzamt und an die zuständige Berufskammer (IHK, Handwerkskammer, Rechtsanwaltskammer, etc.).

Auskunft über Eintragungen im Handelsregister und Bereitstellung der Metadaten für das Gemeinsame Registerportal der Länder, das Unternehmensregister sowie das Transparenzregister. Das Registergericht hat jede Neueintragung und Änderung der Industrie- und Handelskammer sowie ggf. der Handwerkskammer oder Landwirtschaftskammer mitzuteilen. Ferner werden Daten zu Kapitalgesellschaften, die dem Recht eines anderen Mitgliedsstaates der EU oder eines anderen Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum unterliegen, vom jeweils zuständigen Registergericht an die Zentrale Europäische Plattform übermittelt.

Der technische Betrieb des Gemeinsamen Registerportals der Länder erfolgt bei IT.NRW, Niederlassung Hagen. Das Registerportal bündelt die Daten der deutschen Handelsregister und hält nur einen Teil der geführten Daten als Indexdaten für die bundesweite Firmensuche und Beauskunftung vor. Das Registerportal ruft bei der Recherche weitere Daten (Registerauszüge, Dokumente) über einen Webservice in den Rechenzentren der jeweiligen Bundesländer ab.

Die Registerführung ist verpflichtend elektronisch. Beim Datenaustausch zu Anmeldungen sind verpflichtend EGVP, PDF und XJustiz-Format zu beachten.

Sowohl die Übermittlung und Einreichung der Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister als auch die Beauskunftung über den Inhalt der Eintragungen und der hinterlegten Dokumente erfolgt mittels elektronischer Informations- und Kommunikationssysteme. Über das EGVP, dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach können von authentifizierten Teilnehmenden an die teilnehmenden Gerichte und Behörden elektronische Dokumente und Akten übermittelt werden.

Einsicht in das Handelsregister erhält man über das Gemeinsame Registerportal der Länder. Dort sind auch chronologische, aktuelle oder historische Auszüge sowie Dokumente abrufbar.

Das Handelsregister besteht aus elektronisch geführten Registerblättern und wird beim jeweiligen Dienstleister der Bundesländer mit dem IT-Fachverfahren RegisSTAR bzw. AUREG betrieben.