Die von den Ländern bestimmten Behörden (Passbehörden) führen die Passregister. Örtlich zuständig im Inland ist die Passbehörde der Hauptwohnung, im Ausland regelt das Auswärtige Amt die Passangelegenheiten mit den von ihm bestimmten Auslandsvertretungen. Deren Zuständigkeit richtet sich nach dem gewöhnlichen Aufenthalt der Passinhaberin bzw. des Passinhabers.

Die im Register geführten Daten werden zur Ausstellung von Pässen (Reisepass, Kinderreisepass, vorläufiger Reisepass sowie amtlicher Pass (Dienstpass, Diplomatenpass, vorläufiger Dienstpass, vorläufiger Diplomatenpass)) genutzt und dienen dem Nachweis ausgestellter Pässe sowie der Feststellung des Status der Ausweise (z. B. ausgehändigt / ausgestellt, gültig, ungültig, verloren / gestohlen, vernichtet). Ferner dienen sie anderen Behörden zur Erfüllung ihrer Aufgaben.

Die Daten des Passregisters sind als ein für die OZG-Umsetzung relevantes Verwaltungsregister im Registermodernisierungsgesetz identifiziert. Daher wird die steuerliche Identifikationsnummer künftig als zusätzliches eindeutiges Ordnungsmerkmal eingeführt bzw. verwendet, um die Zuordnung und den Abgleich von Datensätzen einer Person im Zusammenhang mit der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.

Bundesrecht

Das Passregister enthält die Daten der Dokumente, die von der Passbehörde ausgestellt worden sind, die in den Dokumenten enthaltenen Daten sowie weitere Daten im Zusammenhang mit der Ausstellung und Nutzung des Dokuments. Der Datenbestand und die Datensätze sind vollständig und weisen eine sehr hohe Konsistenz auf. Vor der Eintragung von Daten erfolgt eine Prüfung der Echtheit der Daten aufgrund der Vorlage von Nachweisen, beispielsweise durch Identitätsdokumente der Antragstellerinnen und Antragsteller sowie durch Personenstandsurkunden.

Die Periodizität und Aktualität der Registereinträge stehen in Abhängigkeit mit der Dauer der Gültigkeit des Passes. Nach § 5 PassG werden Pässe für eine Gültigkeitsdauer von zehn Jahren ausgestellt. Bei Personen, die noch nicht 24 Jahre alt sind, beträgt die Gültigkeitsdauer des Passes sechs Jahre. Die Gültigkeit eines vorläufigen Reisepasses sowie eines Kinderreisepasses beträgt ein Jahr. Personenbezogene Daten im Passregister sind gem. § 21 Abs. 4 PassG mindestens bis zur Ausstellung eines neuen Passes, höchstens jedoch bis zu fünf Jahre nach dem Ablauf der Gültigkeit des Passes, auf den sie sich beziehen, zu speichern und dann zu löschen. Die Löschung erfolgt automatisiert, da der Löschungszeitraum im System hinterlegt ist. Nach § 15 PassG ist die Passinhaberin bzw. der Passinhaber verpflichtet, der Passbehörde unverzüglich den Pass vorzulegen, wenn eine Eintragung unrichtig ist. In diesem Zusammenhang und mit dem Ablauf der Gültigkeit und der Neuausstellung des Passes werden die Daten aktualisiert. Bei Änderungen in den Meldedaten der antragstellenden Person (z. B. Namensänderung) oder sofern sich das äußere Erscheinungsbild derart verändert hat, dass die Person nicht mehr erkennbar ist, ist eine Aktualisierung bzw. Überprüfung der Daten vor Ablauf der Gültigkeit erforderlich.

Kommunal

Für die Registerführung sind die kommunalen Passbehörden sowie vom Auswärtigen Amt bestimmte Auslandsvertretungen zuständig.

Mit den Aufgaben der technischen Registerführung werden teilweise die behördeninternen IT-Abteilungen oder kommunale bzw. private IT-Dienstleistungszentren betraut, die meist bereits die entsprechenden IT-Fachverfahren entwickelt haben.

Kein

Das Passregister ist ein ausschließlich für behördliche Zwecke bestimmtes, also kein öffentliches Register. Die Daten des Pass- und des Melderegisters dürfen zur Berichtigung des jeweils anderen Registers verwendet werden.

Auf Ersuchen dürfen anderen Behörden, beispielsweise Ordnungs- und Polizeibehörden unter den Voraussetzungen des § 22 PassG Daten aus dem Passregister übermittelt werden. Dies erfolgt in der Regel manuell.

Mittels Selbstauskunft können einer betroffenen Person die über sie gespeicherten Daten schriftlich mitgeteilt werden. Darüber hinaus erhält der Passinhaber / die -inhaberin auf Verlangen Einsicht in die im Chip gespeicherten Daten.

Die im Passregister zu speichernden Daten werden grundsätzlich bei der betroffenen Person erhoben und im Register erfasst.

Zum Zweck der Passherstellung erfolgt eine elektronische Datenübermittlung an den Passhersteller, die Bundesdruckerei. Nach der Herstellung des Passes werden die Daten zum Dokument an die das Dokument ausgebende Passbehörde elektronisch übermittelt.

In fast allen Bundesländern sind verfahrensinterne Schnittstellen zum Melderegister sowie zur Bundesdruckerei vorhanden bzw. befinden sich im Aufbau.

Für den Datenaustausch mit der Bundesdruckerei wird das XML-Datenaustauschformat für hoheitliche Dokumente (XhD) verwendet.

Der Datenaustausch mit den Melderegistern erfolgt über die Austauschformate DS-Meld sowie XMeld und spezifischer Austauschformate der genutzten Anwendersoftware.