Die von den Ländern bestimmten Personalausweisbehörden führen Personalausweisregister zu den von ihnen ausgestellten Ausweisen (Personalausweis, vorläufiger Personalausweis, Ersatz-Personalausweis). Örtlich zuständig im Inland ist die Personalausweisbehörde der Hauptwohnung, im Ausland regelt das Auswärtige Amt die Personalausweisangelegenheiten mit den von ihm bestimmten Auslandsvertretungen. Deren Zuständigkeit richtet sich nach dem gewöhnlichen Aufenthalt der Personalausweisinhaberin bzw. des Personalausweisinhabers. Vorläufige Personalausweise werden jedoch nur durch Inlandsbehörden ausgestellt.

Ein Ersatzpersonalausweis kann nur nach erfolgter Passversagung und nur für einen gesetzlich festgelegten Personenkreis ausgestellt werden. Der Ersatzpersonalausweis ist damit kein "übliches" Identitätsdokument.

Das Personalausweisregister dient der Durchführung des Personalausweisgesetzes, insbesondere der Ausstellung der Ausweise und der Feststellung ihrer Echtheit sowie der Identitätsfeststellung der Person, die den Ausweis besitzt oder für die er ausgestellt ist. Zur Identitätsfeststellung berechtigte Behörden erhalten hoheitliche Berechtigungszertifikate.

Das Personalausweisregister dient zusätzlich der Feststellung des Status der Ausweise (z. B. ausgehändigt / ausgestellt, gültig, ungültig, verloren / gestohlen, vernichtet). Zudem werden Informationen zur eID-Funktion und die Sperrkennwörter gespeichert.

Die Ausstellung eines Personalausweises ist für Personen unter 16 Jahren möglich. Ab dem 16. Lebensjahr ist der Besitz eines Personalausweises verpflichtend.

Zur sicheren Feststellung der Identität der Ausweisinhaberin sowie des Ausweisinhabers bzw. zum Zweck der Überprüfung der Echtheit des Dokuments dürfen die im elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmedium des Personalausweises gespeicherten Daten ausgelesen und verwendet werden. Dies ist jedoch nur berechtigten staatlichen Stellen gestattet, beispielsweise Polizeivollzugsbehörden, Zollverwaltung, Steuerfahndungsstellen der Länder und Personalausweis-, Pass- und Meldebehörden. Fingerabdrücke dürfen nur mit hoheitlichem Berechtigungszertifikat ausgelesen werden. Sie sind nur auf dem Personalausweis selbst gespeichert, nicht im Register. Die Einrichtung einer bundesweiten Datenbank biometrischer Merkmale ist durch das PAuswG ausgeschlossen.

Die personalausweisinhabende Person kann ihren Personalausweis zum Nachweis ihrer Identität gegenüber öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen nutzen. Dies ist für Personen ab 16 Jahren auch mit Hilfe der Online-Ausweisfunktion elektronisch möglich. Damit kann zum Beispiel Elterngeld, Leistungen nach dem BAföG sowie Leistungen aus dem Kfz-Zulassungswesen vollständig digital beantragt werden.

Der Personalausweis ist das "Medium" zur Inanspruchnahme fachlich geregelter Verwaltungsleistungen. Ihm kommt also eine wichtige Rolle im Rahmen der OZG-Umsetzung zu. Mit ihm kann man sich bei allen öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen legitimieren.

Die Daten des Personalausweisregisters sind als ein für die OZG-Umsetzung relevantes Verwaltungsregister im Registermodernisierungsgesetz identifiziert. Daher wird die steuerliche Identifikationsnummer künftig als zusätzliches eindeutiges Ordnungsmerkmal eingeführt bzw. verwendet, um die Zuordnung und den Abgleich von Datensätzen einer Person im Zusammenhang mit der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.

Bundesrecht

Das Personalausweisregister enthält die Daten der Dokumente, die von der Personalausweisbehörde ausgestellt worden sind, die in den Dokumenten enthaltenen Daten sowie weitere Daten im Zusammenhang mit der Ausstellung und Nutzung des Dokuments. Der Datenbestand und die Datensätze sind vollständig und weisen eine sehr hohe Konsistenz auf. Vor der Eintragung von Daten erfolgt eine Prüfung der Echtheit der Daten aufgrund der Vorlage von Nachweisen, beispielsweise durch Identitätsdokumente der Antragstellerinnen und Antragsteller sowie durch Personenstandsurkunden.

Die Periodizität und Aktualität der Registereinträge stehen in Abhängigkeit von der Dauer der Gültigkeit des Personalausweises. Nach § 6 PAuswG werden Personalausweise für eine Gültigkeitsdauer von zehn Jahren ausgestellt. Vor Ablauf der Gültigkeit eines Personalausweises kann ein neuer Personalausweis beantragt werden, wenn ein berechtigtes Interesse an der Neuausstellung dargelegt wird. Bei Personen, die noch nicht 24 Jahre alt sind, beträgt die Gültigkeitsdauer des Personalausweises sechs Jahre. Die Gültigkeit eines vorläufigen Personalausweises beträgt 3 Monate. Personenbezogene Daten im Personalausweisregister sind mindestens bis zur Ausstellung eines neuen Ausweises, höchstens jedoch bis zu fünf Jahre nach dem Ablauf der Gültigkeit des Ausweises, auf den sie sich beziehen, zu speichern und dann zu löschen (§ 23 Abs. 4 PAuswG). Die Löschung erfolgt automatisiert, da der Löschungszeitraum im System hinterlegt ist. Nach § 27 PAuswG ist die Ausweisinhaberin / der Ausweisinhaber verpflichtet, der Personalausweisbehörde unverzüglich den Ausweis vorzulegen, wenn eine Eintragung unrichtig ist. In diesem Zusammenhang und mit dem Ablauf der Gültigkeit und der Neuausstellung des Personalausweises werden die Daten aktualisiert.

Sollten sich Änderungen in den Meldedaten der antragstellenden Person ergeben (z. B. Namensänderung, Umzug) oder sollte sich das äußere Erscheinungsbild derart verändern, dass die Person nicht mehr erkennbar ist, ist eine Aktualisierung bzw. Überprüfung der Daten vor Ablauf der Gültigkeit erforderlich. Ansonsten erfolgt die Personenfeststellung / Datenprüfung alle zehn Jahre, bei den übrigen (vorläufigen) Personalausweisen entsprechend früher.

Kommunal

Für die Registerführung sind die kommunalen Personalausweisbehörden sowie vom Auswärtigen Amt bestimmte Auslandsvertretungen zuständig.

Mit den Aufgaben der technischen Registerführung werden teilweise die behördeninternen IT-Abteilungen oder kommunale bzw. private IT-Dienstleistungszentren betraut, die meist bereits die entsprechenden IT-Fachverfahren entwickelt haben.

Kein

Das Personalausweisregister ist ein ausschließlich für behördliche Zwecke bestimmtes, also kein öffentliches Register. Die Daten des Personalausweisregisters sowie des Melderegisters dürfen zur Berichtigung des jeweils anderen Registers verwendet werden.

Auf Ersuchen dürfen anderen Behörden, beispielsweise Ordnungs- und Polizeibehörden, unter den Voraussetzungen des § 24 Abs. 2 PAuswG Daten aus dem Personalausweisregister übermittelt werden. Eine Ermächtigung zum Lichtbildabruf für bestimmte Behörden wie z. B. Polizeibehörden, die Behörden der Zollverwaltung sowie die Steuerfahndungsstellen ergibt sich aus § 25 Abs. 2 PAuswG.

Mittels Selbstauskunft können einer betroffenen Person die über sie gespeicherten Daten schriftlich mitgeteilt werden. Darüber hinaus erhält der Personalausweisinhaber / die -inhaberin auf Verlangen Einsicht in die im Chip gespeicherten Daten.

Die im Personalausweisregister zu speichernden Daten werden grundsätzlich bei der betroffenen Person erhoben und im Register erfasst.

Zum Zweck der Personalausweisherstellung erfolgt eine elektronische Datenübermittlung an den Personalausweishersteller, die Bundesdruckerei. Nach der Herstellung des Personalausweises werden die Daten zum Dokument an die das Dokument ausgebende Personalausweisbehörde übermittelt. Das Sperren von Ausweisen wird automatisiert an das BVA übermittelt. Verlustanzeigen gehen von der Polizei schriftlich ein.

Sicherheitsbehörden dürfen Lichtbilder automatisiert abrufen, wobei dieser automatisierte Abruf noch nicht in allen Bundesländern implementiert ist. Auch die zur Ausstellung des Führerscheins zuständigen Behörden dürfen das Lichtbild sowie die Unterschrift der antragstellenden Person automatisiert abrufen, wenn diese zuvor im Rahmen der Online-Beantragung in die elektronische Übermittlung eingewilligt hat.

In fast allen Bundesländern sind verfahrensinterne Schnittstellen zum Melderegister sowie zur Bundesdruckerei vorhanden bzw. befinden sich im Aufbau.

Für den Datenaustausch mit der Bundesdruckerei wird das XML-Datenaustauschformat für hoheitliche Dokumente (XhD) verwendet.

Der Datenaustausch mit den Melderegistern erfolgt über die Austauschformate DS-Meld sowie XMeld und spezifischer Austauschformate der genutzten Anwendersoftware.