Das Eheregister wird beim jeweiligen Standesamt geführt und ist Teil des Personenstandsregisters. Es enthält originär die im eigenen Standesamt beurkundeten Eheschließungen. Zusätzlich werden Registereinträge von aufgelösten ('verwalteten') Standesämtern weiter geführt sowie Beurkundungen dritter Standesämter, für die das Standesamt aufgrund besonderer Regelungen zuständig geworden ist (Nachbeurkundungen ausländischer Eheschließungen sowie bei anderen Standesämtern angelegte 'Familienbücher auf Antrag'). Das Eheregister enthält auch alle späteren Änderungen des Status der Ehe oder der personenstandsrechtlichen Daten der Ehepartner, wie Berichtigung, Auflösung der Ehe z. B. durch Tod des erstverstorbenen Ehegatten oder Scheidung der Ehe. Ferner werden z. B. ein Hinweis auf Wiederverheiratung eines Ehegatten nach Auflösung der Ehe oder eine Namensänderung vor, während und auch nach der Auflösung der Ehe eines Ehegatten eingetragen. Zudem können im Eheregister im Ausland erfolgte Eheschließungen oder Eheschließungen, die in Deutschland vor einer ermächtigten Person (Sonderform nach Art. 13 Abs. 4 EGBGB) geschlossen wurden, von Personen mit deutschem Personalstatut (im Zeitpunkt der Nachbeurkundung) nachbeurkundet werden. Auch werden Umwandlungen von Lebenspartnerschaften in Ehen hier beurkundet.

Im Eheregister ist zwischen zu beurkundenden Daten (§ 15 Abs. 1 PStG), den als Folgebeurkundung einzutragenden Daten (§ 16 PStG) sowie den dortigen Fortführungsregelungen und den Hinweisdaten (§ 15 Abs. 2 PStG) zu unterscheiden. Erstere betreffen den Personenstand der beurkundeten Personen direkt, letztere verknüpfen andere Beurkundungen mit dem genutzten Eintrag oder weitere Angaben beispielsweise zu einer nachgewiesenen ausländischen Staatsangehörigkeit eines Ehegatten, zur Bestimmung eines Ehenamens oder zum der Beurkundung zugrundeliegenden Namensrecht.

Das Eheregister dient zur Beurkundung der Eheschließungen und damit zum Nachweis über erfolgte Eheschließungen sowie der dazu ergangenen namensrechtlichen Erklärungen (z. B. Bestimmung des Ehenamens oder Wahl des Rechts der Namensführung).

Aus dem Register werden Personenstandsurkunden und Bescheinigungen erstellt. Außerdem werden Mitteilungen an andere Standesämter und Behörden digital übersandt.

Mit dem Personenstandsrechtsreformgesetz (PStRG) wurde ab dem 01. Januar 2009 bundesrechtlich die elektronische Registerführung zugelassen, seit 01. Januar 2014 ist sie verpflichtend für alle Standesämter. Bereits bestehende Altregister werden noch in Papierform weitergeführt. Mit der fortschreitenden Digitalisierung des Personenstandswesens hat der Gesetzgeber die elektronische Nacherfassung von Altregistern schrittweise ausgebaut. Während zunächst eine anlassbezogene Nacherfassung möglich war, besteht aufgrund der Neufassung des § 76 Abs. 5 PStG seit dem 01. November 2022 inzwischen eine gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Erfassung von Einträgen aus papiergebundenen Altregistern, wenn diese fortzuführen sind, eine Personenstandsurkunde beantragt wird oder Daten im Rahmen eines automatisierten Abrufverfahrens benötigt werden; darüber hinaus sollen Altregister nach Möglichkeit sukzessive elektronisch nacherfasst werden. Zentrale Anliegen waren u. a. die Reduzierung der erhobenen Daten auf das notwendige Maß (vgl. Volkszählungsurteil) sowie die elektronische Führung der Register und der damit einhergehenden Möglichkeit der Kommunikation mit anderen Behörden (z. B. Meldepflichten).

Auf der Grundlage der elektronischen Registerführung und der fortschreitenden elektronischen Nacherfassung von Altregistern wurde der automatisierte Datenabruf zwischen den Standesämtern stufenweise ausgebaut. Zunächst beschränkte sich die gegenseitige Nutzung elektronischer Registereinträge auf einen eingeschränkten Kreis von Verfahren und erforderte regelmäßig einen personenbezogenen Abruf durch die Standesbeamtin oder den Standesbeamten. Mit der Einführung des sogenannten technischen Benutzers wurde der automatisierte registerübergreifende Datenaustausch erheblich erweitert. Dadurch können Fachverfahren die für die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben erforderlichen Registerdaten in den gesetzlich zugelassenen Fällen automatisiert abrufen und weiterverarbeiten, ohne dass für jeden einzelnen Abruf eine manuelle Anmeldung oder ein individueller Zugriff erforderlich ist. Dies beschleunigt insbesondere die Erteilung von Personenstandsurkunden, die Fortführung von Registereinträgen sowie die Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten. Die Nutzung des automatisierten Abrufverfahrens lässt die registerführende Zuständigkeit und Verantwortung des jeweiligen Standesamts unberührt; insbesondere verbleiben die Erstbeurkundung, die Entscheidung über die Fortführung von Registereinträgen sowie die Verantwortung für deren Richtigkeit ausschließlich beim registerführenden Standesamt.

Die Länder Schleswig-Holstein, Freie und Hansestadt Hamburg und Freie Hansestadt Bremen hatten Dataport mit der Entwicklung einer gemeinsamen Lösung und dem Betrieb des Verfahrens länderübergreifend beauftragt. Ziel dieser Kooperation ist es, Synergien aus gemeinsamer Entwicklung, Einführung und Betrieb der Lösung zu realisieren und dadurch insgesamt geringere Kosten bei hoher Qualität der Lösung für die Beteiligten zu erreichen. Voraussetzung für die Nutzung und den Betrieb einer gemeinsamen Lösung ist, dass diese mandantenfähig ist. Es ist gewährleistet, dass die Verantwortung für die Registereinträge (i. S. v. Anlegen, Ändern, Ansicht etc.) bei den einzelnen Standesämtern bleibt. Durch die Nutzung einer Infrastruktur in einem gemeinsamen Verfahren und Rechenzentrumsbetrieb werden Synergieeffekte erzielt und Betriebskosten eingespart. Dabei wird die personenstandsrechtlich zwingende Mandantentrennung (§ 3 Abs. 1 PStG) strikt über technische und organisatorische Regelungen sichergestellt. Für die Länder Schleswig-Holstein und Freie und Hansestadt Hamburg wurden landesweite Zugriffe auf die Personenstandsregister im Sinne eines Auskunftsregister gem. § 67 Abs. 3 PStG eingerichtet. Dazu sind nach § 74 Abs. 1 Nr. 3 PStG Verordnungen der zuständigen Landesregierungen erlassen worden.

Die Daten des Eheregisters sind als ein für die OZG-Umsetzung relevantes Verwaltungsregister im Registermodernisierungsgesetz identifiziert. Daher wird die steuerliche Identifikationsnummer künftig als zusätzliches funktionales Ordnungsmerkmal in den elektronischen Personenstandseinträgen (im Geburtseintrag) außerhalb des urkundlichen Teils und des Hinweisteils gespeichert, um die Zuordnung und den Abgleich von Datensätzen einer Person im Zusammenhang mit der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.

Die elektronischen Personenstandsregister sind an das National-Once-Only-Technical-System (NOOTS) anzubinden, um einen nationalen Datenaustausch zu ermöglichen.

Bundesrecht

Der seit 01. Januar 2009 elektronisch geführte Datenbestand ist vollständig und plausibel. Eine Plausibilitätsprüfung erfolgt zum Teil im Fachverfahren, zum Teil im Vier-Augen-Prinzip. Der Gesamt-Datenbestand des Eheregisters ist jedoch nicht vollständig. Die vor Einführung des elektronischen Registers erfolgten Beurkundungen von Eheschließungen liegen als Familienbuch (analog) vor und werden anlassbezogen nacherfasst. Dadurch bedingt sind derzeit nicht alle im Standesamt erfolgten Beurkundungen vor 2009 im Eheregister erfasst.

In der Regel können nur personenstandsrechtliche Änderungen berücksichtigt werden, die in Deutschland erfolgten, da zwischen den Standesämtern und einigen Behörden Mitteilungspflichten bestehen. Bei personenstandsrechtlichen Änderungen im Ausland müssen die Betroffenen sich i. d. R. eigenständig an das Eheschließungsstandesamt wenden. Zumal das Standesamt dann prüfen muss, ob das Ereignis im Ausland für den deutschen Rechtsbereich auch wirksam ist. Bei Änderungen im Ausland kann es daher zu Lücken kommen, welche jedoch i. d. R. erst bei einem weiteren Personenstandsfall, z. B. gewünschte Namensänderung nach Scheidung, Geburt eines Kindes, auffallen. Die Anzahl ist jedoch gering.

Die einzutragenden Daten werden durch die Standesbeamtin bzw. den Standesbeamten bei der Prüfung des Vorliegens der Eheschließungsvoraussetzungen geprüft. Für alle einzutragenden Daten müssen Nachweise vorgelegt werden, wobei gemäß § 10 Abs. 1 Satz 2 i. V. m. § 68 PStG auf die Vorlage von Nachweisen verzichtet werden soll, soweit diese aus Personenstandsregistern oder aus Registern anderer Behörden elektronisch abgerufen werden können. Die Betroffenen erhalten vor der Beurkundung eine Übersicht der zu erfassenden Daten zur Prüfung und bestätigen deren Richtigkeit und Vollständigkeit.

Der Datenbestand wird fortlaufend anlassbezogen ergänzt. Die hierbei bestehenden Anlässe sind Folgebeurkundungen, Eintragung eines Hinweises nach § 16 PStG oder aufgrund einer Berichtigung nach §§ 46 - 49 PStG.

Für den Zeitraum vor Einführung des elektronischen Personenstandsregisters sollen Nacherfassungen der bis dahin geführten Papierregister stattfinden. Nachzuerfassen sind Einträge, wenn das Register fortgeführt werden muss (Folgebeurkundung, nicht aber bloßes Eintragen eines Hinweises), eine Personenstandsurkunde aus dem Register beantragt wird oder die Daten für einen Datenabruf benötigt werden. Eine Nacherfassung ist darüber hinaus nicht erforderlich, wenn bereits die Hälfte der für den Eheeintrag geltenden Fortführungsfrist - somit 40 Jahre - abgelaufen ist.

Ein Eintrag im Eheregister wird für die Dauer von 80 Jahren fortgeführt, danach wird der Eintrag an das zuständige Archiv abgegeben.

Kommunal

Jedes Standesamt führt für seinen Zuständigkeitsbereich ein Eheregister. Beurkundungen werden nur von hierzu bestellten Urkundspersonen (Standesbeamtinnen / Standesbeamten) vorgenommen. Es ist möglich, zentrale Register in den Ländern einzurichten, was bisher nicht vollständig bundesweit eingeführt ist. Auch im Falle der Führung eines zentralen Personenstandsregisters in einem Bundesland können sowohl die Registererstellung als auch die Folgebeurkundungen nur durch das primär zuständige Standesamt durchgeführt werden. Lediglich die Nutzung (Einsichtnahme und Urkundenausstellung) kann durch weitere angeschlossene Standesämter erfolgen.

Beim Eheregister handelt sich um ein nicht öffentliches Register. Zugriffsberechtigt ist zunächst nur das registerführende Standesamt, weitere Berechtigungen können gem. § 14 Abs. 2 PStV situativ für den Einzelfall oder auf Dauer vergeben werden. Die Standesamtsaufsicht kann lesend auf Daten des Eheregisters im Rahmen ihrer örtlichen Zuständigkeit zugreifen (sog. Aufsichtsclient).

Sofern ein zentrales Register in einem Bundesland eingerichtet ist, können die Daten digital durch andere Standesämter abgerufen werden.

Gemäß §§ 61 - 68a PStG können aus dem Register auf Antrag Urkunden erstellt, Auskünfte erteilt sowie Ein- und Durchsicht gewährt werden. Die hierfür erteilte Berechtigung gilt auch für die zum Registereintrag geführte Sammelakte. Die Regelungen gelten bis zum Ablauf der Fortführungsfristen des Registers. Anschließend gilt Archivrecht.

Urkundenerteilung, Auskunft sowie Ein- und Durchsicht wird gewährt für: (antragsberechtigt nur über 16 Jahre):

• die Person, auf die sich der Eintrag bezieht, Ehegatte, Lebenspartner, Vorfahre und Abkömmlinge,
• andere Personen nur, wenn rechtliches Interesse glaubhaft gemacht wird / berechtigtes Interesse reicht aus, wenn 30 Jahre seit dem Tod des zuletzt verstorbenen Beteiligten (hier Ehegatten) vergangen sind,
• Behörden und Gerichte; Zweck ist anzugeben, Verantwortung liegt bei der anfordernden Stelle,
• Religionsgemeinschaften im Inland (Voraussetzung wie bei Behörden und Gerichten), die Körperschaften des öffentlichen Rechts sind, soweit das Ersuchen Mitglieder ihrer Religionsgemeinschaft betrifft. Bei Eheurkunde muss Ehegatte zustimmen, wenn er nicht Mitglied der Religionsgemeinschaft ist,
• ausländischen diplomatischen oder konsularischen Vertretungen im Inland (Voraussetzung wie bei Behörden und Gerichten) für Angehörige des von ihnen vertretenen Staates.

Darüber hinaus wird Auskunft, Einsicht sowie Durchsicht gewährt:

• an das zentrale Register angeschlossene Standesämter, wenn für die Aufgabenerfüllung notwendig,
• Hochschulen, anderen Einrichtungen, die wissenschaftliche Forschung betreiben, und öffentlichen Stellen unter den Voraussetzungen des § 66 Abs. 1 PStG.

Durchsicht gewährt wird darüber hinaus:

• Behörden und Gerichten; Zweck ist anzugeben; Verantwortung liegt bei der anfordernden Stelle.

Ausnahmen:

• geänderte Vornamen nach Transsexuellengesetz - bei Personen nur der Betroffene und Ehe- / Lebenspartner / -in,
• bei heimatlosen Ausländern / Ausländerinnen oder ausländischen Flüchtlingen ist die Benutzung durch die ausländische diplomatische oder konsularische Vertretung zu untersagen,
• Sperrvermerk bei Gefahr für Leben, Gesundheit, persönliche Freiheit oder ähnliche schutzwürdige Belange. Dann nur mit Einwilligung des Betroffenen oder auf Anordnung des Gerichts,
• Sperrvermerk bei Zeugenschutzprogramm. Dann nur in begründeten Ausnahmefällen mit Zustimmung der Zeugenschutzdienststelle.

Gemäß § 9 PStG werden Eintragungen in den Personenstandsregistern auf Grund von Anzeigen, Anordnungen, Erklärungen, Mitteilungen und eigenen Ermittlungen des Standesamts sowie von Einträgen in anderen Personenstandsregistern, -urkunden oder sonstigen öffentlichen Urkunden vorgenommen. Eingehende Datenlieferungen sind Original-Dokumente, die die Betroffenen vorlegen, rechtskräftige Beschlüsse des Gerichts (z. B. Scheidung), Hinweise von anderen Standesämtern.

Die Registerdaten werden zu Beweiszwecken (Beweis der Ehe und des Personenstands der Ehegatten), zur Fortführung anderer Personenstandsregister sowie Meldedaten, für wissenschaftliche und statistische Zwecke verwendet.

Die elektronische Speicherung erfolgt mittels XML sowie zusätzlich als PDF/A Dokument.

Bei XPSR handelt es sich um einen Standard für eine Schnittstelle zwischen Fach- und Registerverfahren und ebenso um einen Standard für die Struktur und das Format von Registerinhalten. Es beschreibt daher im Gegensatz zu den Minimalanforderungen potenzielle Inhalte der Register und der Registerschnittstelle.

Bei XPS werden Daten mittels des Protokollstandards Online Services Computer Interface (OSCI) übertragen. Bei XPS handelt es sich um eine Spezifikation für ein Datenaustauschformat und als solches definiert sie Minimalanforderungen an ein Datenformat, welches dieses Format XPS-konform werden lassen.

Daten von Deutschen ohne Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthaltsort können von allen Standesämtern mittels XMeld-Anfrage bei der Online-Datenbank beim Standesamt 1 Berlin (ODiS I) abgefragt werden.

Prinzipiell sind alle XPS bzw. XPSR-fähigen Fachanwendungen technisch dazu in der Lage, auf die Registerinhalte zuzugreifen. Meist wird aber AutiSta verwendet.